Het NIE-nummer: wat het is, wat het niet is, en hoe u het krijgt

Het NIE-nummer is de saaiste stap van een Spaanse aankoop en de stap die het vaakst de planning breekt. Niet omdat hij moeilijk is, maar omdat de duur er niet van u afhangt.

Daarom staat hij vooraan: begin ermee zodra een aankoop realistisch lijkt, niet zodra u een woning gevonden heeft.

Wat het is

Número de Identidad de Extranjero. Het identificatienummer dat Spanje aan buitenlanders toekent. Het is het Spaanse equivalent van een fiscaal identificatienummer, en het is wat de Spaanse administratie gebruikt om u te herkennen.

Zonder NIE kunt u niet:

• een woning op uw naam kopen en laten inschrijven,
• de overdrachtsbelasting aangeven en betalen,
• de jaarlijkse aangifte voor niet-ingezetenen doen,
• in de praktijk een bruikbare Spaanse bankrekening openen,
• nutsvoorzieningen op uw naam zetten,
• erven zonder dat elke erfgenaam er eerst zelf een aanvraagt.

Wat het níet is

Het is geen verblijfsvergunning. Een NIE geeft geen enkel recht om in Spanje te wonen of te werken. Als Nederlander heeft u dat recht al via het vrij verkeer binnen de EU. De NIE staat daar helemaal los van.

Het is geen inschrijving. Het certificado de registro voor EU-burgers die langer dan drie maanden blijven, en het empadronamiento bij de gemeente, zijn twee andere dingen. Ze worden vaak door elkaar gehaald, ook door mensen die het zouden moeten weten.

Het is geen bewijs van fiscaal inwonerschap. Dat volgt uit waar u feitelijk bent, niet uit een nummer.

De drie routes

1. Bij een Spaans consulaat in Nederland of België

U vraagt het aan bij het consulaat dat uw woonplaats bedient, in persoon en op afspraak. Voordeel: u hoeft niet naar Spanje. Nadeel: de beschikbaarheid van afspraken bepaalt uw tempo, en die verschilt per consulaat en per periode.

2. In Spanje zelf

Op afspraak bij een politiebureau met een vreemdelingenloket (Oficina de Extranjería of een aangewezen comisaría). Afspraken zijn in de drukke kustregio’s schaars, en dit is de reden dat mensen soms een reis maken die alleen om dit nummer draait.

3. Via een gemachtigde in Spanje

Met een volmacht kan uw advocaat of gestor de aanvraag voor u doen. Dit is voor kopers op afstand veruit de praktische route, en het is de reden dat volmacht en NIE meestal samen worden geregeld.

De volmacht zelf kan bij een Spaanse notaris worden verleden, of bij een Nederlandse notaris. Dan is doorgaans een apostille en een beëdigde vertaling nodig, en dat kost weken. Wie de route via het Spaanse consulaat of een Spaanse notaris kiest, slaat die keten over.

Wat u meestal nodig heeft

De precieze eisen worden per loket toegepast en wij noemen daarom geen uitputtende lijst. Vraag hem op bij het consulaat of het kantoor dat u inschakelt. In de regel gaat het om:

• een geldig paspoort of identiteitskaart, plus een kopie,
• het ingevulde aanvraagformulier,
• een reden voor de aanvraag: een aankoop, een erfenis, een aanstaande transactie. Die reden moet aannemelijk zijn. Het nummer wordt niet ‘voor de zekerheid’ verstrekt,
• betaling van de administratieve heffing,
• bij aanvraag door een gemachtigde: de volmacht.

Het groene certificaat, en waarom u er misschien al een NIE hebt

Dit levert bij Nederlandse kopers de meeste verwarring op en is volledig te vermijden.

Registreert u zich als EU-burger omdat u langer dan drie maanden blijft, dan krijgt u het certificado de registro: een groen document op A4 of creditcardformaat. Daar staat uw NIE op.

Daaruit volgen twee praktische regels:

• Heeft u dat groene certificaat, dan heeft u al een NIE. Niet opnieuw aanvragen.
• Het groene certificaat is geen verblijfsvergunning in de zin die onderdanen van derde landen kennen. Het registreert een recht dat u door het vrij verkeer al had.

Wie het kwijt is, zoekt het nummer terug op elk Spaans document waarop het is gebruikt: een eerdere akte, een aangifte, een IBI-aanslag.

NIE, NIF en het nummer van een vennootschap

Drie termen die door elkaar lopen:

• NIE is het identificatienummer voor buitenlanders. Het uwe.
• NIF is het fiscaal nummer. Voor een particuliere buitenlander fungeert de NIE als NIF, dus een formulier dat om “NIF” vraagt, wil uw NIE.
• Koopt u via een Nederlandse BV of stichting, dan heeft die rechtspersoon een eigen Spaans fiscaal nummer nodig. Dat vraagt om statuten en uittreksels, geapostilleerd en beëdigd vertaald, en het duurt langer dan een NIE voor een persoon. Begin daar eerder mee, niet later.

De formulieren bij naam

Weten waar u om vraagt scheelt een gesprek:

• EX-15 is het aanvraagformulier voor de NIE zelf.
• Modelo 790, código 012 is het formulier voor de leges. U print het, betaalt het bij een bank en neemt het afgestempeld mee. Zonder betaald bewijs verschijnen is een van de meest voorkomende redenen dat een afspraak voor niets is.
• Voor de registratie als EU-burger geldt een ander formulier, en dát levert het groene certificaat op.

De precieze eisen worden per loket toegepast. Vraag de actuele lijst op bij het consulaat of bij de professional die u inschakelt, en behandel geen enkele lijst, ook deze niet, als uitputtend.

Het punt waar het vaak misgaat

Elke persoon heeft een eigen NIE. Koopt u samen, dan heeft u er twee nodig. Erven drie kinderen, dan drie. Dat lijkt vanzelfsprekend en wordt stelselmatig te laat bedacht, vooral in een erfenis, waar de aangiftetermijn loopt terwijl de erfgenamen nog op nummers wachten.

Het nummer verloopt niet, maar een bewijsdocument kan een geldigheidsduur hebben. Wie zijn NIE jaren geleden kreeg en nu koopt, kan gevraagd worden om een actueel bewijs. Zoek het document op voordat de notaris ernaar vraagt.

Schrijf het nummer over zoals het is. Een NIE bestaat uit een letter, cijfers en een controleletter. Eén verkeerd overgenomen teken in een akte of aangifte levert werk op dat niemand wil.

Hoe lang duurt het

Dat kan niemand u eerlijk beloven. De aanvraagbehandeling zelf is doorgaans niet het probleem; de afspraak is het. In de drukke maanden en in de kustregio’s lopen de agenda’s van consulaten en loketten vol, en dat is de variabele die uw planning bepaalt.

Vandaar de enige aanbeveling die werkelijk helpt: begin ermee voordat u een woning heeft gevonden. De NIE veroudert niet, een gemiste opleverdatum wel.

Veelgestelde vragen

Wat is een NIE-nummer?

Het Número de Identidad de Extranjero, het identificatienummer dat Spanje aan buitenlanders toekent. U heeft het nodig om te kopen, om belasting aan te geven en te betalen, om eigendom in te schrijven en in de praktijk om een Spaanse bankrekening te openen.

Geeft een NIE mij verblijfsrecht in Spanje?

Nee. Een NIE is een nummer, geen vergunning, en geeft op zichzelf geen enkel recht. Als Nederlander heeft u het recht om in Spanje te wonen al via het vrij verkeer binnen de EU. Dat staat los van de NIE.

Kan ik een NIE aanvragen zonder naar Spanje te gaan?

Ja, op twee manieren: bij een Spaans consulaat dat uw woonplaats bedient, of via een gemachtigde in Spanje met een volmacht. Die tweede route is voor kopers op afstand meestal de praktische, en daarom worden volmacht en NIE doorgaans samen geregeld.

Hebben mijn partner en ik allebei een NIE nodig?

Ja, als u allebei eigenaar wordt. Elke persoon heeft een eigen nummer. Bij een gezamenlijke aankoop dus twee aanvragen, en bij een erfenis één per erfgenaam.

Hoe lang duurt het aanvragen van een NIE?

De behandeling zelf is doorgaans niet het knelpunt; de beschikbaarheid van een afspraak wel, en die verschilt per consulaat, per loket en per seizoen. Omdat u dat niet in de hand heeft, begint u ermee zodra een aankoop realistisch lijkt.

Verloopt een NIE-nummer?

Het nummer zelf niet, maar het document waarmee u het aantoont kan een geldigheidsduur hebben. Wie zijn NIE jaren geleden kreeg, zoekt het bewijs alvast op. De notaris of de bank kan om een actueel exemplaar vragen.

Wat is het verschil tussen NIE, residencia en empadronamiento?

De NIE is een identificatienummer. Het certificado de registro (de ‘residencia’ in de volksmond) is de registratie van EU-burgers die langer dan drie maanden blijven. Het empadronamiento is de inschrijving bij de gemeente waar u woont. Drie verschillende dingen bij drie verschillende loketten.

Ik heb een groen certificaat, heb ik dan ook een NIE nodig?

Nee. Op het certificado de registro, het groene document dat EU-burgers krijgen bij registratie na drie maanden, staat uw NIE al. Opnieuw aanvragen levert het risico op een tweede nummer op, en dat is lastiger op te lossen dan het probleem dat u dacht te hebben.

Wat is het verschil tussen NIE en NIF?

De NIE is het identificatienummer voor buitenlanders, het NIF het fiscaal nummer. Voor een particulier fungeert de NIE als NIF, dus een formulier dat om “NIF” vraagt wil uw NIE. Een BV die koopt heeft wel een eigen Spaans nummer nodig, met geapostilleerde en beëdigd vertaalde stukken.

Welke formulieren heb ik nodig?

EX-15 voor de NIE zelf en Modelo 790 código 012 voor de leges, dat u print, bij een bank betaalt en afgestempeld meeneemt. Zonder betaald bewijs verschijnen is een van de meest voorkomende redenen dat een afspraak voor niets is.

Heb ik een NIE nodig als ik alleen erf?

Ja. Elke erfgenaam heeft er een nodig om de erfbelasting aan te geven en het eigendom te laten overschrijven. Omdat de Spaanse aangiftetermijn loopt terwijl u nog op documenten wacht, is dit een van de eerste stappen in een nalatenschap met Spaans vastgoed.